Introduction

Chez Eclyte Digital Limited (15267617), opérant sous la marque EspaceDocs, la protection des données personnelles de nos clients et utilisateurs est une priorité absolue. Cette Politique de Confidentialité détaille nos pratiques de collecte, d'utilisation, de stockage et de protection des données, en conformité avec les réglementations en vigueur, notamment le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). En utilisant nos services, vous consentez aux pratiques décrites dans cette politique, conçues pour garantir le respect et la confidentialité de vos informations personnelles.

1. Collecte des Données Personnelles

Lorsque vous interagissez avec notre site et nos services, nous collectons des données personnelles vous concernant, notamment lorsque vous :

• Créez un compte sur notre site.
• Souscrivez à nos services premium.
• Utilisez nos outils et fonctionnalités.
• Communiquez avec notre service client.
• Participez à des enquêtes ou des offres promotionnelles.

Les types de données collectées peuvent inclure :

• Informations d'identification : nom, prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone.
• Informations de facturation : adresse postale, numéro de TVA intracommunautaire.
• Données de connexion : adresse IP, type de navigateur, historique de navigation sur notre site.
• Informations sur l'utilisation des services : rapports consultés, documents téléchargés, etc.

2. Utilisation des Données Personnelles

Les données personnelles collectées sont utilisées pour :

• Fournir et gérer nos services : Accès aux services gratuits et premium.
• Améliorer notre site et nos services : Analyse de l'utilisation et identification des tendances.
• Communiquer avec vous : Information sur votre compte, mises à jour, offres et promotions.
• Assurer la sécurité et prévenir les fraudes : Protection contre les abus et sécurisation des données.
• Se conformer aux obligations légales : Respect des lois et réglementations applicables.

3. Partage des Données Personnelles

EspaceDocs ne partage vos données personnelles avec des tiers que dans les cas suivants :

• Prestataires de services : Pour fournir nos services, comme les services de paiement, l'hébergement web, et les services de support client.
• Obligations légales : Pour se conformer à des obligations légales ou pour protéger nos droits et intérêts.
• Fusions et acquisitions : En cas de fusion, acquisition ou vente d'actifs, les données peuvent être transférées à l'entité concernée.

4. Sécurité des Données

Nous prenons des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données personnelles contre les accès non autorisés, la perte, la divulgation ou la destruction. Ces mesures incluent :

• Chiffrement : Utilisation de protocoles de chiffrement pour sécuriser les communications et les données stockées.
• Contrôles d'accès : Accès limité aux seules personnes autorisées.
• Audits de sécurité : Réalisation régulière d'audits de sécurité pour détecter et corriger les vulnérabilités.
• Formation continue : Sensibilisation et formation des employés aux meilleures pratiques de sécurité.

5. Droits des Utilisateurs

Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants concernant vos données personnelles :

• Droit d'accès : Demande d'accès à vos données et obtention d'une copie des informations.
• Droit de rectification : Correction des données inexactes ou incomplètes.
• Droit à l'effacement : Demande de suppression de vos données dans certaines circonstances.
• Droit à la limitation : Limitation du traitement de vos données dans certains cas.
• Droit à la portabilité : Réception de vos données dans un format structuré et couramment utilisé.
• Droit d'opposition : Opposition au traitement de vos données pour des motifs légitimes.

Pour exercer vos droits, veuillez nous contacter à l'adresse e-mail suivante : [email protected].

Afin de garantir la sécurité de vos données et de traiter votre demande, nous vous demanderons de fournir une copie d'une pièce d'identité valide.

6. Conservation des Données

Nous conservons vos données personnelles aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les objectifs décrits dans cette politique, sauf si une période de conservation plus longue est requise ou permise par la loi.

Les critères utilisés pour déterminer nos périodes de conservation incluent :

• La durée de votre utilisation de nos services.
• Les obligations légales auxquelles nous sommes soumis.
• Les exigences en matière de résolution des litiges et de protection des droits légaux.

Tableau récapitulatif des données personnelles collectées par EspaceDocs, leur fondement juridique et leur durée de conservation

Catégorie de Données	Exemples de Données	Fondement Juridique	Durée de Conservation
Informations d'identification	Nom, prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone	Exécution d’un contrat	Tant que l’utilisateur a un compte actif et jusqu'à 2 ans après clôture.
Informations de facturation	Adresse postale, numéro de TVA intracommunautaire	Obligation légale (facturation et comptabilité)	10 ans à partir de la clôture de l’exercice fiscal.
Données de connexion	Adresse IP, type de navigateur, historique de navigation	Intérêt légitime (sécurité et amélioration des services)	1 an à partir de la collecte.
Informations sur l’utilisation	Rapports consultés, documents téléchargés	Exécution d’un contrat	3 ans à partir de la dernière interaction.
Cookies et technologies similaires	Historique de navigation, préférences utilisateurs	Consentement	13 mois après collecte.
Données relatives à la communication	Messages avec le service client, demandes de support	Exécution d’un contrat / Intérêt légitime (service client)	3 ans à partir de la fin de la relation client.
Informations sur l’activité promotionnelle	Participation à des enquêtes, offres promotionnelles	Consentement	1 an après la fin de l’opération promotionnelle.
Données de sécurité	Informations sur l’accès, tentatives de connexion	Intérêt légitime (sécurité des systèmes)	6 mois après collecte.

7. Transfert International des Données

EspaceDocs ne transfère pas vos données personnelles en dehors de l'Espace économique européen (EEE) vers des pays qui n'offrent pas le même niveau de protection des données que l'EEE.

8. Cookies et Technologies Similaires

Notre site utilise des cookies et des technologies similaires pour améliorer votre expérience utilisateur, analyser le trafic et personnaliser le contenu. Vous pouvez gérer vos préférences en matière de cookies via les paramètres de votre navigateur.

Type de Cookie	Nom du Cookie	Description	Responsable	Durée
Nécessaire	user_session	Ce cookie contient votre ID de session au site web permettant votre navigation.	EspaceDocs	2 heures
Nécessaire	cookiefirst-consent	Ce cookie enregistre vos préférences en matière de cookies pour ce site web.	Cookie First	1 an
Nécessaire	cookiefirst-id	Ce cookie contient votre ID unique pour identifier les visiteurs uniques du site.	Cookie First	Persistent
Nécessaire	XSRF-TOKEN	Aide à la sécurité du site en prévenant les attaques de type Cross-Site Request Forgery.	EspaceDocs	2 heures
Marketing	_gcl_au	Cookie défini par Google Adsense pour des expérimentations avec la publicité "cross-website".	Google	3 mois
Marketing	_uetsid	Utilisé par Bing pour déterminer les publicités pertinentes pour l'utilisateur.	Bing (Microsoft)	1 jour
Marketing	_uetvid	UET assigne cet ID visiteur unique et anonymisé.	Bing (Microsoft)	1 an
Marketing	IDE	Cookie de DoubleClick (Google) pour analyser et optimiser les campagnes publicitaires.	Google	1 an
Marketing	test_cookie	Défini par DoubleClick pour vérifier si le navigateur prend en charge les cookies.	Google	15 minutes
Marketing	MUID	Cookie utilisé par Microsoft pour identifier un utilisateur unique.	Bing (Microsoft)	1 an
Statistiques	_uetsid_exp	Contient la date d'expiration du local storage et du cookie associé.	Bing (Microsoft)	Persistent
Statistiques	_uetsid	Contient l'ID de session pour une session unique sur le site.	Bing (Microsoft)	Persistent

Consentement à l'utilisation de cookies.

Pour le bon fonctionnement de notre site Web, nous utilisons cookies. Afin d'obtenir votre consentement valide pour l'utilisation et le stockage de cookies dans le navigateur que vous utilisez pour accéder à notre site Web et pour documenter correctement ceci, nous utilisons une plateforme de gestion des consentements : CookieFirst. Cette technologie est fournie par Digital Data Solutions BV, Plantage Middenlaan 42a, 1018 DH, Amsterdam, Pays-Bas. Site web : https://cookiefirst.com désigné sous le nom de CookieFirst.

Lorsque vous accédez à notre site web, une connexion est établie avec le serveur de CookieFirstpour nous donner la possibilité d'obtenir un consentement valide de votre part pour l'utilisation de certains cookies. CookieFirst stocke ensuite un cookie dans votre navigateur afin de pouvoir activer uniquement les cookies auxquels vous avez consenti et de le documenter correctement. Les données traitées sont stockées jusqu'à l'expiration de la période de stockage prédéfinie ou jusqu'à ce que vous demandiez la suppression des données. Certaines périodes de conservation légales obligatoires peuvent s'appliquer nonobstant ce qui précède.

CookieFirst est utilisé pour obtenir le consentement légalement requis pour l'utilisation de cookies. La base juridique pour cela est l'article 6, paragraphe 1, point c), du règlement général sur la protection des données (RGPD).

Accord de traitement des données

Nous avons conclu un accord de traitement des données avec CookieFirst. Il s'agit d'un contrat requis par la loi sur la protection des données, qui garantit que les données des visiteurs de notre site Web ne sont traitées que conformément à nos instructions et dans le respect du GDPR.

Fichiers journaux du serveur

Notre site web et CookieFirst collectent et stockent automatiquement des informations dans ce qu'on appelle des fichiers journaux de serveur, que votre navigateur nous transmet automatiquement. Les données suivantes sont collectées :

• Votre statut de consentement ou le retrait du consentement.
• Votre adresse IP anonyme
• Des informations sur votre navigateur
• Informations sur votre appareil
• La date et l'heure de votre visite sur notre site web
• L'url de la page web où vous avez enregistré ou mis à jour vos préférences de consentement
• L'emplacement approximatif de l'utilisateur qui a enregistré ses préférences en matière de consentement.
• un identifiant unique universel (UUID) du visiteur du site web qui a cliqué sur la bannière cookie.

Envoi de Données à Bing et Google

Dans le cadre de l'utilisation de notre site, certaines données collectées peuvent être envoyées à des tiers tels que Bing (Microsoft) et Google pour des finalités spécifiques, notamment la publicité et l'analyse des performances. Ces données incluent, entre autres, des informations relatives à votre navigation (comme votre adresse IP, les pages visitées, et les clics sur les publicités).

Google

Les cookies tels que _gcl_au, IDE, et test_cookie permettent à Google de personnaliser les annonces publicitaires et d'effectuer des expérimentations sur la pertinence des publicités diffusées. Ces données peuvent être transférées aux États-Unis où Google LLC est certifié sous le Data Privacy Framework, garantissant vos droits en tant que sujet de données.

Bing (Microsoft)

Les cookies tels que _uetsid, _uetvid, et MUID permettent à Bing de proposer des publicités ciblées et d'analyser l'efficacité des campagnes marketing. Les informations collectées peuvent inclure des données anonymes liées à votre utilisation du site, qui sont utilisées pour optimiser les services publicitaires de Microsoft.

Garanties de Protection des Données

Ces tiers s'engagent à respecter les réglementations en vigueur en matière de protection des données, notamment le RGPD pour les utilisateurs situés dans l'Espace économique européen (EEE). Les données transférées sont utilisées exclusivement dans le cadre des services liés à notre site et ne sont pas partagées à des fins non autorisées.

Pour plus d'informations sur leurs pratiques respectives, vous pouvez consulter leurs politiques de confidentialité :

• Politique de confidentialité de Google
• Politique de confidentialité de Microsoft

9. Modifications de la Politique de Confidentialité

Nous nous réservons le droit de modifier cette Politique de Confidentialité à tout moment pour refléter les évolutions légales, techniques ou commerciales.

Nous vous informerons des modifications par e-mail et/ou via une notification sur notre site web au moins 30 jours avant leur entrée en vigueur.

En continuant à utiliser nos services après la date d’entrée en vigueur des modifications, vous acceptez la Politique de Confidentialité mise à jour.

10. Informations Complémentaires

Décision automatisée :

• Nous n’effectuons pas de prise de décision automatisée ou de profilage susceptibles de vous affecter de manière significative.

Traitement ultérieur des données :

• Si nous envisageons de traiter vos données pour une finalité autre que celle pour laquelle elles ont été collectées, nous vous en informerons au préalable et vous fournirons toutes les informations pertinentes.

11. Contactez-nous

Pour toute question ou préoccupation concernant cette Politique de Confidentialité ou vos données personnelles, veuillez nous contacter à l'adresse e-mail suivante : [email protected].

Vous pouvez également nous contacter par voie postale: Eclyte Digital Limited, The Panorama, Park Street, Ashford, Kent, England, TN24 8DF, United Kingdom

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